かつて「営業は足で稼ぐ」といわれるほど、商談において営業先に足を運んで信頼関係を築くことは定説とされてきました。
しかし新型コロナウイルスの流行を契機に、出勤や対面営業が自粛されるようになり、オンライン商談のニーズが急速に広まりつつあります。
オンライン商談では、ツールの使い方から相手とのコミュニケーションのとり方まで対面営業と異なる点がいくつかあるため、オンラインならではの知識やコツを知っておくと商談をよりスムーズに行うことができます。
本記事ではオンライン商談の導入メリット・デメリットを提示した上で活用できるツールや商談を成功に導くコツを紹介します。
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オンライン商談とは
オンライン商談とはインターネットを通じてオンラインの画面上で商談を行うことをいいます。
新型コロナウイルスの流行をきっかけに感染拡大を防ぐため注目されつつありますが、業務効率化においても導入メリットがあります。
オンライン商談とは何か
営業相手に直接顔を合わせることなく、パソコンやタブレットなどの電子端末を活用しインターネットのWeb会議ツール上で商談や打ち合わせをする営業手法を指します。
新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、出張の自粛やリモートワークが推進されたことで導入する企業が増えており、商談を円滑に進めるためのWeb会議ツールも多くリリースされています。
オンライン商談のメリット7つ
オンライン商談の導入における企業への7つのメリットを紹介します。
1つ目は、営業先まで移動する時間や交通費を削減できることです。営業職の社員が一日に移動に費やしている時間は、労働時間の25%といわれており、移動に伴い交通費や車両代におけるコストがかかります。営業をオンラインに切り替えることで、こうした時間とコストを節約できます。
2つ目は、上述した移動時間の短縮によって、実施できる商談数が増えることです。こうした時間削減による効率化は営業人員が増えるほど明白になっていきます。
3つ目は、契約資料などのペーパーレス化につながることです。オンライン商談では基本的に資料をデータで送付するため、紙の資料での配布機会を少なくできます。
4つ目は、商圏を拡大できることです。実際に足を運ぶには厳しい遠方の潜在顧客にもオンラインであればアプローチしやすいため、販売エリアを広げられる可能性があります。
5つ目は、商談内容を録画、保存できるためノウハウを共有しやすいことです。トップセールスマンの営業トークを録画して、会社のリソースとして残し、新人教育などに役立てることが可能です。
6つ目は今回のような新型コロナウイルス感染拡大などのパンデミックや災害時にも営業活動を行えることです。普段からオンライン商談で営業していれば、対面営業が難しい状況になっても通常通り営業活動をおこなえます。
そして7つ目は初商談までのスピードを短縮し、販売活動が高速化できることです。営業先に足を運ぶ場合、先約や移動時間などを考慮すると、初商談を設定するまでに時間がかかります。しかし、オンラインであればお互いの拘束時間が少ないため予定を決めやすく、顧客の商材への熱量が高いうちに初商談を設定できるでしょう。
オンライン商談のデメリット3つ
逆にデメリットとして挙げられることを3つ紹介します。
まず、対面営業と同じ方法では商材を実際に見せ、触れてもらうことができないためサービスの内容が伝わりにくい可能性があります。
次に、オンライン商談をするためのツールやシステムのインストールが必要になる場合があるほか、資料を先方に共有したりと、事前準備に手間がかかることです。
さらに、接続状態が不安定だと商談が中断してしまうことも懸念材料です。接続状態が芳しくないと、会話が途切れて声が聞き取りにくい場合や、映像が不明瞭で相手の表情がわからないこともあります。接続のし直しや、何度も同じ説明を繰り返すと商談の雰囲気や質を悪化させることにもつながるため注意が必要です。
オンライン商談ツールにはどんなものがある？
無料で簡単に使用できるツールもあれば、商談の質や業務効率を高める機能を備えた有料のツールもあり、組織や事業の状況に合わせて使い分けることが可能です。
【無料】オンライン商談ツール3選
無料で利用できる代表的なツールとしてはまず「Zoom（ズーム）」があげられます。他の無料のWeb会議ツールと比較すると高画質高音質で対話できることが特徴です。すべてのミーティングに対する暗号化やパスワード保護などによりセキリュティ対策にも対応しています。
また「Whereby（ウェアバイ）」というツールもあります。アプリやソフトウェアのダウンロードの必要がなく、ミーティング毎に発行されるURLにインターネットブラウザを通じて接続することで、簡単にビデオ会議ができます。
さらに、「Chatwork Live（チャットワークライブ）」というツールでは、Web会議をするためのビデオ通話だけでなくチャットや電話もできるため、ビジネスにおけるコミュニケーションを一元的に管理できます。無料版ではビデオ通話は1対1のみで使用可能です。
【有料】オンライン商談ツール4選
有料で提供されている代表的なツールとしては、「ベルフェイス」があげられます。導入事例は2,000社と競合他社と比べると事例数が多いことが特徴です。
他には「VCRM」というツールもあります。コンサルティングサービスがあり、VCRM導入企業は商談を成功できるよう、VCRMスタッフによる使用方法の指導やセールストークコーチングを受けられます。
また、「B-Room（ブルーム）」というツールでは、画像と音声にこだわり、ネットワークの状況に応じてビットレートを調整できるビデオコーデックを採用しています。また、議事録や報告書作成の手間を削減するために、会議の会話をAIが文脈を理解しながら文字に変換する機能を備えていることも特徴です。
さらに「Remote Operator Sales（リモートオペレーターセールス）」というツールは、初期費用がかからず、1アカウント単位で最低3カ月から契約でき、月額も比較的リーズナブルに設定されているため、導入を試しやすいのが特徴です。
他にもあると便利なツール
他にもあると便利なツールとして、すでにオンライン商談ツールに搭載されていることも多いですが、画面上で資料を一緒に確認してもらうための資料共有ツールがあげられます。
また、通話内容をAIが評価してくれる商談に特化した通話ツールもあります。
その他、SFAと呼ばれる営業支援システムやMAと呼ばれるマーケティングの一部を自動化するシステム、CRMという営業支援ツールもあります。
HubSpotなど無料で使用可能なCRMツールもあるので、実際に使用し、商談スタイルに合わせて自分にあったものを選択できます。
オンライン商談のコツ・事例
対面の営業が得意な方もオンライン商談だと慣れるまでに時間がかかる場合があります。オンラインならではのコツを認識しておくことで、落ち着いて商談に臨めるでしょう。
オンライン商談の4つのコツ
商談を成功に導くためのコツとして4つ留意点をあげます。
まず事前に顧客にヒアリングを実施することです。顧客が抱える課題を把握しておくことで、商談のストーリーを設計しやすくポイントをおさえた商談ができるでしょう。次に、商談前に資料を共有しておくことです。商談中に送付するとファイルの送付や読み込みに時間がかかることがあります。
さらに、身だしなみや話し方、自己紹介に気をつけることも必要です。商談前に鏡で身だしなみを確認し、マイクを通した声はこもりやすいので、商談中はハキハキと話すように心がけると良いでしょう。
そして最後は、適度に質問を投げかけるなど相手の温度感を見ることです。画面越しに話をすると時差が生じたり、表情が読み取りにくかったりするので相手の温度感を把握しづらいことがあります。
適宜質問を投げかけることで内容を理解してもらえているか確認することが重要です。
オンライン商談の成功事例：NTT東日本
NTT東日本では3年間で2か所の支所にオンライン商談を導入しました。
はじめに導入された宮城支店では、営業の移動に費やす時間の長さが問題となっていたため、2回目以降の商談をオンラインに変更し、顧客に応じたフォローアップを行ったところ、商談数や成約率が向上しました。試算によると年間で1万件の商談数の増加が見込めるようです。
2つ目に導入されたICTコンサルティングセンターでは、電話を使ったコンサルティング活動では顧客の課題を引き出すことが不十分であるという課題を抱えていました。そこで、資料共有や録画・録音機能を持つツールを使用した商談に変更したところ、ヒアリングの質が高まり商談時間の短縮にもなって、商談数が3倍に向上したスタッフもいるようです。
オンライン商談の導入でコロナ禍のビジネスを円滑に
オンライン商談には移動にかかる時間やコストを削減し、営業数を増やしたりノウハウとして保存したり、生産性をあげるメリットがあります。
一方で、インターネットの接続状況や商材を直接紹介できないことにより、商談の精度を下げてしまう場合もあるため、ツールの使用方法を把握した上で、顧客にヒアリングを行い営業トークを設計するなどの事前準備が大切です。
日頃から慣れておけば、対面での営業しにくい不測の事態に見舞われても、営業活動を継続することが可能です。
インバウンド事業においても、海外のECサイトや旅行会社とのやり取りなどがコロナ禍でもスムーズに行えるため、アフターコロナに向けて活用できるでしょう。
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